Проведение инвентаризации – это сравнение фактического наличия материальных ценностей на складах с данными, отраженными в документах. Случаи, когда инвентаризация является обязательной, предусмотрены нормами бухгалтерского учета. Сроки, в которые должна пройти сверка, а также порядок ее выполнения определяется руководителем организации.
Все предприятия, фиксирующие информацию о своей деятельности с помощью отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, должны проводить инвентаризацию товаров не реже 1 раза в год.
Оформление инвентаризации
Программный продукт 1С «Бухгалтерия Предприятия» редакции 3.0 открывает возможность пользователю составить 4 документа, необходимых для проведения процедуры инвентаризации:
- Инвентаризационн ая опись – форма ИНВ-3;
- Инвентаризация товаров на складе – опись произвольной формы;
- Приказ о проведении инвентаризации – форма ИНВ-22;
- Сличительная ведомость – форма ИНВ-9.
Для того чтобы сделать инвентаризацию в 1С, необходимо перейти в раздел меню «Склад». В открывшемся списке выбрать пункт «Инвентаризация товаров».
В этом журнале имеется возможность создания нового документа путем нажатия кнопки «Создать».
В открывшемся поле, надо указать основные параметры:
- Номер;
- Время и дату;
- Реквизит «ответственное лицо».
Причем время, дату и номер программа заполнит автоматически, изменить эти параметры можно в случае расхождения программных данных с учетными, например, бухгалтерский учет ведется в отдельных программах по каждому подразделению, а номера вводятся в общем порядке для всей организации. ФИО ответственного необходимо выбрать из открытого программой справочника сотрудников.
Заполнить информацию из бухгалтерского учета об остатках на складе по всем номенклатурным позициям можно автоматически через кнопку «Заполнить». Она имеет подменю с параметром заполнения документа по умолчанию и корректировки уже созданного. Программа заполняет документ по всем материальным запасам, если их количество велико, то можно создать несколько инвентаризаций по разным группам товаров, через кнопку «Подбор».
Важно: информация переносится по состоянию на дату, которой составлен документ, а не на текущий момент.
После переноса в инвентаризационн ую ведомость всех остатков товара на складе по учету, идет сравнение с фактическим остатком. Документ – это таблица, где можно корректировать фактическое количество, а программа сама посчитает разницу и выведет отдельной колонкой отклонение.
Для того чтобы в приказе по форме ИНВ-22 были указаны все необходимые сведения, придется заполнить поля на закладке «Проведение инвентаризации». Здесь указываются:
- Период проведения;
- Документ-основан ие;
- Номер и дату документа-основа ния;
- Причина проведения инвентаризации.
На закладке «Инвентаризацион ная комиссия» указывается ее состав. Есть возможность подбора членов из справочника сотрудников предприятия. Любого из них можно отметить галочкой, которой определяется председатель.
Кнопка «Печать» открывает список документов, которые можно распечатать.
Кнопка «Провести и закрыть» не создает никаких бухгалтерских записей, поэтому их надо создать с помощью кнопки «Создать на основании».
Важно: В случае необходимости следует заполнять дополнительные документы по результатам сделанных инвентаризаций в 1С, например, ведомость по форме ИНВ-26.
Оприходование товарно-материал ьных ценностей
Если среди товаров, которые необходимо было инвентаризироват ь, обнаружены излишки, то согласно нормам бухгалтерского учета их приходуют. В программе 1С Предприятие для этих целей имеется документ, который вводится на основании инвентаризации товаров с положительным отклонением, имеющихся фактических остатков от учетных данных.
Создать документ можно, нажав кнопку «Ввести на основании» и выбрать из списка «Оприходование товаров».
Начать заполнение документа нужно с ввода номера, даты и подбора статьи доходов. По общей практике излишки относятся к прочим доходам.
Созданный документ заполняется двумя способами:
- В ручном режиме через кнопку «Добавить»;
- Автоматически через нажатие кнопок «Заполнить», «Заполнить по инвентаризации».
Автоматический перенос заполняет все колонки таблицы. При ручной корректировке сделать работу поможет установка типа цены (цена покупки, цена продажи, средняя учетная цена и т. д.).
Печатная форма документа выводится при нажатии кнопки «Накладная на оприходование товаров». Табличную часть накладной можно изменить в справочнике форм документов с помощью администратора.
Для проверки корректности хозяйственной операции используется кнопка «Дт/Кт», с помощью которой выводится новая закладка с проводками по этой операции.
Важно: Налогом облагаются все выявленные излишки по товарно-материал ьным ценностям, поэтому не забудьте учитывать положительный результат проведения инвентаризации в составе доходов при заполнении отчета по налогу на прибыль.
Списание материалов
Если при проведении инвентаризации выявлена недостача, то отрицательную разницу придется списать. Налоговый учет не всегда позволяет включить выявленное отклонение в расходы. На затраты можно списать материальный недостаток только в пределах норм естественной убыли. В остальных случаях необходимо найти виновное лицо и списать потери ТМЦ на его счет либо отнести недостачу на финансовый результат.
Для отражения факта недостачи создается документ списания, который заполняется из документа инвентаризация материалов в 1С аналогично оприходованию. Необходимо: нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать из списка пункт «Списание товаров».
Документ списания заполняется автоматически из позиций, по которым было отрицательное отклонение количества фактических товаров через автоматическое заполнение. Вручную заполнить документ можно через кнопку «Добавить», при заполнении одной номенклатурной позиции или кнопкой «Подбор», если заполнение имеет большой масштаб.
Корректировать введенные данные можно кнопкой «Изменить», которой выводится окно с позициями, открытыми для исправления документа вручную. Перенос измененных данных производится кнопкой «Перенести в документ».
Кнопкой «Печать» на печать выводятся две формы из списка:
- Унифицированная форма акта на списание ТОРГ-16;
- Произвольная форма-реестр накладной на списание.
При проведении документа программа формирует проводки, которыми списываются все недостающие товары. Сформированные записи можно посмотреть через кнопку «Дт/Кт».
Документом недостача переносится в дебет 94 счета. По окончании процесса инвентаризации надо создать приказ о причинах недостачи, и на основании этого приказа списать отрицательное отклонение на:
- 20 счет в случае отрицательного результата в размерах, установленных нормами;
- 73 счет, если есть виновные лица;
- 91 счет при наличии причин, на которые предприятие повлиять не может;
- 99 в остальных случаях.
Важно: На расходы не следует относить недостачи по товарам с количеством в штуках либо по товарам, отраженным на счетах учета в фасованном виде.
Как правильно сделать инвентаризацию в 1С?
- Перед проведением инвентаризации в 1С необходимо проверить в журналах корректность ввода всех первичных документов по движению ТМЦ. К ним относятся все виды накладных: на поступление, на списание, на возврат.
- Сформировать оборотно-сальдов ые ведомости по счетам учета, чтоб определить сумму остатков товаров на складе, в общем, по предприятию. Результат инвентаризации, заполненной автоматически, по данным учета, должен совпадать с полученной суммой. Если есть отклонение, то какие-то номенклатурные позиции в документ инвентаризации не вошли и следует все проверить, чтобы найти товары, которых нет в инвентаризационн ой ведомости.
- Инвентаризацию в 1С лучше проводить отдельно по каждому складу и по каждому материально ответственному лицу, так как в этом случае при наличии отклонений выявить их причину будет проще.
- Зачет излишков при пересортице товаров возможен в редких случаях. Корректировка проводится при условии выявления недостачи и излишка за один и тот же период, по одному и тому же ответственному лицу и по аналогичным товарам в равном количестве.
Сравнение документальных данных о наличии и движении материальных ценностей с их фактическим состоянием является важным моментом не только для контролирующих органов, но и для ведения успешной деятельности и самими . Это достигается проведением инвентаризации. А сейчас, когда весь учет ведется в программе 1С, то и инвентаризация проводится тем же способом.
Общие особенности инвентаризации в 1С
Повсеместное применение в учете 1С позволяет добиться автоматизации процесса инвентаризации при любых объемах подотчетных материалов и независимо от удаленности складских помещений или . Преимущества метода:
- Программа уже содержит информацию по группам товаров.
- Отсутствует потребность в специальных бланках, так как их можно распечатать уже заполненными.
- В программу «зашита» простая методика расчетов.
- Ошибки и влияние человеческого фактора минимизированы.
- Уменьшилось время на проведение процедуры.
Инвентаризация в 1С имеет свои особенности, которые выглядят следующим образом:
- Необходима установка актуальной версии программы.
- Необходим терминал для считывания штрих-кода.
- Все первичные документы по движению МЦ должны быть введены в 1С корректно.
- Оборотно-сальдовые записи формировать по счетам соответствующего учета. Результаты инвентаризации проверяются по ним. Итого должен совпадать.
- Инвентаризация проводится отдельно по у (или материально ответственному).
- Пересортица не допускается. Корректировка возможна только в одном периоде.
Общие правила инвентаризации через 1С показаны в этом видео:
Проведение инвентаризации и управление имуществом
Порядок проведения инвентаризации установлен в методических указаниях Минфина и учитывает все особенности различных конфигураций программы 1С. Как провести инвентаризацию: для этого есть специальное окно «Инвентаризация товаров», в котором можно создать новый документ для фиксации фактического и документированного сравнения остатков инвентаризуемых материалов. При этом будет выявлено расхождение между величиной реальных и учтенных остатков. Подробнее – ниже.
8.3 и 8.2
Принципы проведения инвентаризации по версиям 8.2 и 8.3 совпадают. Имеются только некоторые различия в интерфейсе, которые при достаточном опыте работы в 1С легко преодолимы. Последовательность действий в 1С 8.3 при инвентаризации и товаров на складе такова:
- Выбрать в меню раздел «Склад» и далее из списка пунктов инвентаризации – «Инвентаризация товаров».
- В появившимся окне – нажать на клавишу «Создать», а затем «Проведение инвентаризации».
- Заполнить появившуюся новую вкладку с указанием периода инвентаризации, номера приказа и причины проведения.
- Перейти в раздел «Инвентаризационная комиссия» и заполнить его.
- Сформировать приказ ИНВ-22 и провести его.
- Результаты инвентаризации в 1С оформляются документально. Для этого необходимо создать новые вкладки « » и «Оприходование товаров» заполнить их соответствующим образом и провести.
Данная программа позволяет инвентаризировать незавершенное производство. Это делается так:
- В главном меню надо выбрать «Производство» и далее в рублике «Выпуск продукции» – «Инвентаризация НЗЖП».
- В открывшимся окне инвентаризация незавершенного производства внести необходимые данные и провести их.
- Затем выбрать в меню «Операции» и «Закрытие месяца».
- Выполнить эту операцию.
- Сформировать калькуляцию себестоимости. НЗП будет выведено отдельной строкой.
В этой конфигурации 1С можно выполнить инвентаризацию забалансовых счетов с мобильным приложением 134. Это можно сделать при помощи кнопки МЦ 0.4, которую можно добавить в такой последовательности:
- Сервис.
- Дополнительные отчеты.
- Дополнительные внешние обработки таблицы.
1С Бухгалтерия
Инвентаризация кассы в 1С бухгалтерия проводится сравнением остатков денег на счетах, с информацией по банковским выпискам из 1С и выглядит так:
- В разделе «Банк и касса» из пунктов банка выбрать «Банковские выписки».
- Выбрать номер счета по дате.
- Для анализа в разделе «Отчеты» выбрать последовательно: «Стандартные отчеты», «Оборотные отчеты».
- Указать номер счета и построение отчета.
- Сформировать отбор по выводимым данным.
- Проверить остатки средств по дням выбранного периода.
Результаты отражаются в акте инвентаризации 1С . Его форму можно заполнить в 1С только в ручном режиме.
А для инвентаризации расчетов надо выполнить следующие операции:
- Зайти в главном меню в «Продажу» и далее – «Инвентаризация расчетов».
- Затем выбрать интересующего контрагента.
- В появившимся окне будет выведена полная информация о и .
1С Розница
В конфигурации 1С розница удобно производить инвентаризацию остатков, а так же их оприходование и списание:
- Для чего надо последовательно зайти: «Маркетинг», «Запасы и закупки», «Аналитики хозяйственных операций».
- Создать новый документ «Оприходование по инвентаризации» или «Списание по инвентаризации», внести запись и закрыть.
- После этого в разделе меню «Склад» и далее «Инвентаризация» создать приказ на перерасчет товаров и заполнить его.
- Следующий этап: создание файла «Перерасчет товаров», его заполнение и переход к закладке «Товары».
- Заполнить номенклатуру и цены.
Для начала инвентаризации необходимо создать документ «Приказ на пересчет товаров» (Склад - Приказы на пересчет товаров).
В документе необходимо заполнить следующие поля:
- Магазин - магазин, в котором требуется провести инвентаризацию
- Склад - склад, в котором необходимо провести инвентаризацию
- Период инвентаризации - за какой период проводится инвентаризация
- Организация
- Отбор - устанавливаются правила отбора товаров, для которых необходимо провести инвентаризацию. Это может быть полная инвентаризация либо инвентаризация с отбором, например, по товарной группе:
После заполнения обязательных полей необходимо провести документ и ввести на его основании документ «Пересчет товаров»:
Документ заполняется автоматически. Но обратите внимание на дату документа. Остатки товаров в документ попадут именно на конец этой даты, даже если в приказе на пересчет товаров был указан другой период.
Переходим на закладку «Товары». Закладка автоматически заполнилась данными о товаре и остатках:
Для заполнения цен необходимо выделить все строки документа с помощью комбинации клавиш Ctrl + A и выбрать команду «Заполнить цены». Цены можно заполнить тремя способами:
- По розничным ценам
- По себестоимости
- По виду цен
Фактическое количество товаров можно заполнить вручную либо по команде Заполнить - Заполнить фактическое количество по учетному. При выборе второго варианта программа автоматически проставит количество и при необходимости его можно будет изменить вручную:
Колонка «Отклонение» рассчитывается автоматически как разница между фактом и учетом.
У вас есть вопрос, нужна помощь консультанта?
Если по результатам инвентаризации был найден товар, который не попал автоматически в документ «Пересчет товаров», то этот товар необходимо вручную добавить в документ по кнопке «Добавить» и заполнить фактическое количество. При этом учетное количество не будет заполнено:
Для удобства проведения инвентаризации из документа «Пересчет товаров» можно распечатать бланк инвентаризации товаров с пустой колонкой «Факт»:
Удобство именно этой формы состоит в том, что если в настройках печатных форм (Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительная колонка печатных форм) установлен артикул или код, то в этой печатной форме это поле будет выведено:
После внесения фактических данных необходимо провести документ.
Для внесения корректировок в остатки товаров на складе по результатам инвентаризации необходимо ввести документы «Списание товаров» и «Оприходование товаров» на основании приказа на пересчет товаров.
Списание товаров создается в том случае, если обнаружена недостача товаров (т.е. фактическое количество меньше учетного):
Оприходование товаров создается в том случае, если обнаружен излишек товаров (т.е. фактическое количество больше учетного).
Для проведения инвентаризации есть специальный документ - «Инвентаризация товаров на складе». С помощью данного документа вы можете отразить в программе факт проведения инвентаризации, указать текущие остатки товаров и увидеть расхождения между фактическими и учетными остатками. Данный документ широко используется в практике специалистов, занимающихся автоматизацией торговли, при переносе данных между разными базами 1С.Меню: Документы - Запасы (склад) - Инвентаризации товаров
Создадим новый документ инвентаризации. Прежде всего в документе указывается склад, на котором проводится инвентаризация, и организация, которой принадлежат товары:
Инвентаризацию товаров можно проводить сразу по всем номенклатурным позициям. Если количество товаров очень велико и проинвентаризировать их за один раз проблематично, вы можете создать несколько документов инвентаризации. В этом случае каждый документ можно делать по определенной группе товаров.
В нашей инвентаризации будут участвовать только товары из группы «Бытовая техника». Для этого установим для поля «Номенклатура» вид сравнения «В группе», а в соседнем поле выберем нужную нам группу.
Далее необходимо в таблице «Товары» перечислить нужные позиции номенклатуры и указать их фактическое количество на складе. Чтобы не заполнять таблицу вручную, воспользуемся автозаполнением по кнопке: «Заполнить - Заполнить по остаткам на складе».
Программа заполнит таблицу товарами, которые присутствуют на складе по ее данным:
В колонке «Учет. количество» указан остаток товара на складе по данным программы, а в колонке «Количество» вы должны заполнить фактический остаток товара на складе. В колонке «Отклонение» программа рассчитает отклонения фактического остатка от учетного.
Положительное отклонение свидетельствует об излишке товара, а отрицательное - о недостатке.
Полностью заполненный документ необходимо сохранить в базе по кнопке «Записать». Документ имеет несколько печатных форм, в том числе инвентаризационную опись (ИНВ-3). Распечатать документ можно нажав кнопку «Печать» и выбрав необходимую форму:
Документ «Инвентаризация товаров» фиксирует в базе информацию о фактических остатках товаров, при этом он не корректирует остатки товаров. Чтобы учетные и фактические остатки товаров совпадали, необходимо на основании инвентаризации сделать списание недостающих товаров и оприходовать излишки.
Списание товаров на основании данных по инвентаризации
Списание товаров делается с помощью одноименного документа.Меню: Документы - Запасы (склад) - Списание товаров
Оформить документ удобнее на основании инвентаризации товаров, тогда программа сразу заполнит его недостающими товарами:
Необходимо провести документ по кнопке «ОК», все недостающие товары спишутся со склада в момент проведения.
Оприходование товаров на основании данных по инвентаризации
Оприходование товаров также производится на основании инвентаризации документом «Оприходование товаров». Программа переносит в документ все товары, по которым были обнаружены излишки:
Цена на товар (себестоимость оприходования) также заполнилась автоматически - программа подставила среднюю себестоимость данного товара на складе. Если данные о себестоимости товара в базе отсутствуют, то колонку «Цена» необходимо будет заполнить вручную.
Заполненный документ необходимо провести по кнопке «ОК», в момент проведения излишки товаров оприходуются на склад.
Оформление пересортицы товаров
Если вы ведете в базе учет по дополнительным характеристикам товаров (цветам, размерам и т.д.) и обнаружили пересортицу, то оформить ее можно без проведения инвентаризации. Для этого используется документ «Корректировка серий и характеристик товаров».Меню: Документы - Запасы (склад) - Корректировки серий и характеристик товаров
Предположим, мы обнаружили на складе недостачу одной футболки размера M белого цвета, при этом есть одна лишняя футболка черного цвета и того же размера.
Создадим новый документ корректировки, заполним в нем склад и организацию:
Добавим новую строку в таблицу, укажем в ней номенклатуру - Футболка, количество - 1 шт. В поле «Характеристика номенклатуры (старая)» выберем характеристику «М, Белый», а в поле «Новая характеристика номенклатуры» укажем «М, Черный».
В момент проведения документа по кнопке «ОК» программа спишет со склада одну белую футболку и оприходует черную.
Чтобы провести инвентаризацую в программе "1С:Розница " необходимо проводить ее в несколько этапов:
- создание приказа на пересчет товара;
- проведение пересчета;
- оприходование товара;
- списание товара.
До того, как осуществлять инвентаризацию, нужно настроить «Аналитику хозяйственных операций». Создаем новый объект, называющийся «Оприходование по инвентаризации». Далее создадим еще один – «Списание по инвентаризации».
Алгоритм действий в программе
- На следующем этапе нам потребуется создать «Приказ на пересчет товаров» (для этого нужно зайти в меню «Склад»). Формируем приказ, вносим в документ реквизиты, в качестве примера выберем «Полную инвентаризацию».
- Когда произойдет заполнение «Приказа на пересчет товаров», на его основе создадим документ с названием «Пересчет товаров». Реквизиты в документ будут внесены автоматически.
- Можно сразу переходить на закладку товаров. В таблице документа обращаем внимание на «Количество», а именно: «Факт и Цена». Результаты можно заполнять сразу: вносим значение фактического количества по учетному, заполняем документ и при необходимости корректируем строки, в которых есть расхождения.
- Здесь можно вносить цены: в таблице выделим все записи и нажмем «Заполнить цены» - пункт «По виду цен». Далее выберем из перечня «Вид цен».
- На следующем этапе проверяем расхождения. Часто в результате пересчета можно обнаружить излишки или недостачу.
Теперь вернемся к «Приказам на пересчеты товаров (инвентаризацию)». В списке выберем нужный документ и нажмем кнопку «Ввести на основании». Далее потребуется создать два документа - оприходования товаров и списания товаров.
Теперь нам нужно внести данные в «Оприходование» - вводим в этот документ лишь цену. Таким же образом заполним и документ с названием «Списание товаров». На этом этапе уже можно проверить и результат проведенной операции. «Итоги инвентаризации» позволят нам увидеть, что списание и оприходование товара прошли успешно.
Возможные проблемы и их решение
Бывает, что в процессе заполнения цен при пересчете товаров внести их не получается. Причина – цены просто не были назначены. Нужно проверить установку цен номенклатуры.
Также при заполнении цен в таблице «Пересчета товаров» выделение всех позиций нужно производить с помощью комбинации клавиш CTRL+A. Если этого не сделать, окажется заполнена только первая позиция, где будет стоять курсор.