Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в обязательном порядке проводится инвентаризация. Что именно, в какие сроки и как проверяют, вы узнаете далее в статье. А также увидите пошаговую инструкцию по проведению годовой инвентаризации: от начала и до оформления результатов.
Обоснование обязательности инвентаризации
Указание на обязательность проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности содержат 2 основных нормативных для бухучета документа:
- закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (п. 3 ст. 11);
- ПБУ по бухучету и бухотчетности, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н (п. 27).
Проведение инвентаризации обязательно для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы и применяемого налогового режима.
Цель этого мероприятия - обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 26 ПБУ по бухучету и бухотчетности). Порядок ее проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
Что инвентаризировать
Инвентаризации подлежат (п. 1 ст. 11 закона № 402-ФЗ, пп. 1.2, 1.3 Методических указаний):
- Все имущество (активы) организации независимо от места его нахождения. Это ОС, НМА, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, в том числе дебиторская задолженность. Инвентаризируют также имущество, не принадлежащее организации, но находящееся у нее (на ответственном хранении, в аренде, в переработке), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
О необходимости проведения имущества, учитываемого за балансом, читайте в материале «Предусмотрено ли для забалансовых счетов проведение инвентаризации» .
Срок проведения инвентаризации
Провести инвентаризацию следует до составления годовой отчетности. Конкретные сроки ее проведения могут быть закреплены в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).
При этом возможно:
- не инвентаризировать имущество, по которому инвентаризация проводилась в октябре - декабре отчетного года;
- инвентаризировать основные средства один раз в 3 года, а библиотечные фонды - один раз в 5 лет;
- организациям Крайнего Севера - проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в период их наименьших остатков.
Такие правила установлены п. 1.5 Методических указаний.
Процедура инвентаризации требует соблюдения определенной последовательности действий.
Шаг 1 . Создать инвентаризационную комиссию.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств - рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2.2 Методических указаний).
В комиссию должны входить представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники), а также могут включаться представители службы внутреннего аудита или независимых аудиторских организаций.
Ее персональный состав утверждает руководитель организации (п. 2.3 Методических указаний).
Шаг 2 . Издать приказ о проведении инвентаризации.
В приказе о проведении инвентаризации указываются:
- конкретные сроки проведения инвентаризации;
- причина проведения (в данном случае - составление годовой бухгалтерской отчетности);
- состав инвентаризационной комиссии.
Данный приказ регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (п. 2.3 Методических указаний).
Пример приказа об инвентаризации, посвященного отдельной составляющей инвентаризируемых объектов, смотрите в статье «Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности - образец» .
Шаг 3 . Определить остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
До начала проверки инвентаризационная комиссия должна получить последние к моменту инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств (п. 2.4 Методических указаний). Их визирует председатель комиссии с указанием: «До инвентаризации на "__________" (дата)». На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
С материально ответственных лиц берутся расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество они сдали в бухгалтерию или передали комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки нужно взять с лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Шаг 4 . Собственно инвентаризация.
В ходе инвентаризации комиссия выявляет фактическое наличие имущества, а также реальность учтенных финансовых обязательств, сведения о которых записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в 2 экземплярах (пп. 2.5-2.7 Методических указаний).. Оформление результатов инвентаризации.
Результаты проведенной инвентаризации обобщаются в ведомости результатов , выявленных инвентаризацией (п. 5.6 Методических указаний). Их необходимо учесть в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний).
При этом выявленные излишки имущества принимаются к бухгалтерскому учету с признанием прочего дохода, а недостающее имущество списывается, как недостача.
О формируемых корректирующих проводках читайте в статье «Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете» .
Итоги
Инвентаризация имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности -процедура обязательная, поскольку позволяет проверить правильность учетных данных и внести необходимые коррективы в учет при выявлении несоответствий. Проводится она в определенные сроки и с соблюдением определенных правил, в т. ч. с учетом особенностей, присущих процессам инвентаризации каждой из составных частей инвентаризируемой массы.
1 октября – это срок начала проведения годовой инвентаризации, целью которой является выявление наличия имущества в компании, а также сопоставление полученных данных с данными бухучета. Отказ от проведения инвентаризации может привести к тому, что информация в бухгалтерской отчетности окажется недостоверной. А это в свою очередь приведет к наложению штрафов, как на компанию, так и на должностных лиц (120 НК РФ , 15.11 КоАП РФ). В статье рассмотрим порядок, по которому проводится инвентаризация перед годовой отчетностью.
Законодательная база
Инвентаризация проводится в соответствии со следующими нормативными актами:
- Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Приказ Минфина №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
- Приказ Минфина №34н «Об утверждении Положения по ведению бухучета и бухочетности в РФ».
Инвентаризация перед годовой отчетностью
Важно! Инвентаризация, проводимая перед составлением годовой отчетности является обязательной процедурой. Исключение составляет инвентаризация имущества, которая проводилась в 4 квартале отчетного года.
Срок проведения годовой инвентаризации – с 1 октября по 31 декабря текущего года, то есть в 4 квартале . При инвентаризации, проводимой перед годовой отчетностью, проверке подлежат активы и обязательства компании. При этом следует помнить, что инвентаризацию ОС можно проводить 1 раз в 3 года, а инвентаризацию библиотечных фондов – 1 раз в 5 лет.
Также существуют иные случаи, при которых инвентаризация является обязательной. К ним относят:
- смену материально-ответственного лица;
- выявление фактов хищения, порчи имущества и т.п.;
- стихийные бедствия, пожар и иные чрезвычайные ситуации;
- ликвидацию и реорганизацию компании;
- при выездных налоговых проверках (проводится налоговыми органами).
Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризационный процесс проводится в несколько этапов:
- Этап первый. В первую очередь руководитель компании должен издать приказ, в котором определяется следующее:
- члены инвентаризационной комиссии, председатель комиссии (указываются их должности и ФИО);
- причину, по которой проводится инвентаризация;
- сроки проведения инвентаризации;
- виды объектов учета, подлежащих инвентаризации.
- Этап второй. Вторым этапом происходит непосредственная проверка:
- имущества, которое находится в наличии, включая и арендованное (основные средства, МПЗ, наличные денежные средства);
- нематериальных активов, средств на расчетных счетах и финансовых вложений;
- дебиторской и кредиторской задолженности;
- незавершенного строительства, расходов будущих периодов и иных объектов учета.
Полученные данные заносят в инвентаризационные ведомости.
- Этап третий. Все полученные на предыдущем этапе проверки данные сверяют с данными бухучета. Если при сверке будут выявлены отклонения, то это вносится в сличительные ведомости.
- Этап четвертый. На основании результатов, полученных при инвентаризации, составляется итоговая ведомость. В данной ведомости отражаются данные по излишкам или недостачам, выявленным в ходе проверки. После этого руководить издает приказ, которым утверждаются результаты инвентаризации, а также привлекаются к ответственности виновные лица, выявленные при инвентаризации. В завершении конечные результаты инвентаризации отражают в бухучете.
Инвентаризационная комиссия
Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя компании специальной инвентаризационной комиссией. Данная комиссия может быть как постоянно действующей, так и рабочей. Состав комиссии определяется руководителем компании. Как правило, в нее входят представители администрации, бухгалтерского отдела, а также иные специалисты (например, экономисты, инженеры). Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут входить представители службы внутреннего аудита компании, независимые аудиторы и специалисты, которые знают о способах хранения и использования имущества.
Важно! Если один из членов комиссии не присутствует при инвентаризации, то ее результаты могут быть признаны недействительными.
Количество лиц, включаемых в состав комиссии, организации определяют самостоятельно. Это зависит от деятельности компании, а также от вида проводимой инвентаризации.
Что подлежит инвентаризации
Инвентаризации подлежит: имущество, денежные средства компании, обязательства, обязательства, расчеты с дебиторами, резервы, кредитовые остатки, расчеты с персоналом и т.д
По кредитовым остаткам производится инвентаризация:
- задолженности по приобретенным товарам, выполненным работам и оказанным услугам;
- авансов и предоплат, полученных в счет будущих отгрузок товаров, работ (услуг);
- кредиторской задолженности по займам и процентов к ним;
- задолженности перед учредителями общества (акционерами) по выплате доходов от участия в фирме;
- иная кредиторская или дебиторская задолженность (к примеру, депонированная зарплата).
При инвентаризации расчетов с персоналом проверяются документы, в соответствии с которыми происходит начисление зарплаты и иных выплат, к которым относят:
- приказы приеме работников, их увольнении или перемещении, в соответствии со штатным расписанием и установленными ставками окладов;
- положение по выплатам персоналу, а также иные локальные акты компании, на основании которых работнику начисляются выплаты;
- табель учета рабочего времени;
- записки-расчеты о средней зарплате, предоставляемые при отпусках, увольнениях и т.д.;
- прочие документы, с которыми связан учет рабочего времени и его оплата.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Приказ о проведении инвентаризации
Как уже отмечалось выше, началом инвентаризационных мероприятий является издание приказа руководителя компании. Данный документ составляется по форме ИНВ-22, либо на бланке, разработанном компанией самостоятельно . Без приказа начаться инвентаризация не может. Только после того, как будет издан данный документ, назначенная комиссия переходит к проверке и составлению актов и описей. Порядок оформления распоряжения о проведении инвентаризации:
После заполнения приказа по форме ИНВ-22, его регистрируют в журнале ИНВ-23. Итоговые результаты инвентаризации вносят в журнал ИНВ-25.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Можно ли включать в состав комиссии материально-ответственных лиц компании?
Ответ: Нет, но они должны присутствовать при проверке фактического наличия имущества компании.
Вопрос: Какое минимальное количество человек должно входить в состав инвентаризационной комиссии?
Ответ: Комиссия должна состоять не менее, чем из двоих человек.
Заключение
Таким образом, проведение инвентаризации при подготовке годовой отчетности является необходимым мероприятием. Она позволяет подтвердить финансовые данные по активам компании.
Проведение инвентаризации расчетов относится к одному из этапов обязательной инвентаризации имущества и обязательств, проводимой перед составлением годовой отчетности в соответствии с требованиями п.2 ст.12 закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Учитывая все более жесткие требования, предъявляемые к точности и достоверности бухгалтерской отчетности, пристальному вниманию подвергаются все существенные показатели отчетности.
Для многих компаний к таким показателям относятся суммы расчетов с дебиторами и кредиторами, а так же суммы оценочных значений (резервов), регулирующих суммы дебиторской задолженности, в случае ее сомнительности.
В целях осуществления внутреннего контроля за дебиторской и кредиторской задолженностью, а так же за достоверностью ее отражения в годовой бухгалтерской отчетности, организациям необходимо:
- вести активную работу с дебиторской и кредиторской задолженностью,
- контролировать сроки погашения задолженности,
- своевременно списывать безнадежную задолженность в бухгалтерском учете и признавать ее в составе доходов или расходов в налоговом.
Результаты проведения инвентаризации расчетов условно можно разделить на три категории.
1. Инвентаризацией подтверждена обоснованность сумм, отраженных в бухгалтерском учете.
В этом случае бухгалтеру ничего предпринимать не нужно, сальдо расчетов подтверждено.
2. Инвентаризация выявила дебиторскую, кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, подлежащую списанию.
Данный случай предполагает принятие решения руководителем о списании задолженности, что тем или иным образом повлияет на финансовый результат организации.
3. Инвентаризация выявила сомнительную дебиторскую задолженность.
Такой результат обязывает организацию оценить вероятность погашения задолженности и с учетом этой вероятности создать резерв по сомнительным долгам (суммы дебиторской задолженности будут отражаться в бухгалтерском балансе за вычетом суммы резервов), что ухудшит показатели финансовых результатов компании.
В статье будут рассмотрены особенности:
- порядка проведения инвентаризации расчетов,
- создания резервов по сомнительным долгам,
- списания задолженности в бухгалтерском и налоговом учете.
Требования действующего законодательства к порядку проведения инвентаризации
В соответствии с положениями п.3 ст.6 закона 129-ФЗ:- порядок проведения инвентаризации,
- методы оценки видов имущества и обязательств,
Сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
При этом, в соответствии с п.5 ст.8, все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.
В соответствии со ст.12 закона №129-ФЗ, организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
При этом дебиторская и кредиторская задолженность инвентаризируется перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в обязательном порядке, кроме той, которая была проинвентаризирована не ранее 1 октября отчетного года.
Таким образом, приступать к инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности компании можно (и даже рекомендуется) сразу после 1 октября отчетного года.
В ходе инвентаризации расчетов проверяются и документально подтверждаются:
- наличие,
- состояние,
- оценка
Проведение инвентаризации расчетов и резервов обязательно не только перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но и при реорганизации или ликвидации организации, а так же в других случаях, предусмотренных законодательством.
В соответствии с 23. ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» обоснованность признания и величина оценочного обязательства подлежат проверке организацией:
- в конце отчетного года,
- при наступлении новых событий, связанных с этим обязательством.
Данные Методические указания устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (кроме банков) и оформления ее результатов.
Инвентаризация расчетов компании:- с банками и другими кредитными учреждениями,
- бюджетом,
- покупателями,
- поставщиками,
- подотчетными лицами,
- работниками,
- депонентами,
- другими дебиторами и кредиторами,
Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» должен проверяться, в том числе:
- по товарам, оплаченным, но находящимся в пути,
- расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам.
- не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов,
- суммы возникновения переплат работникам и их причины.
- авансовые отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования,
- суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
1. Правильность расчетов:
- с банками,
- финансовыми и налоговыми органами,
- внебюджетными фондами,
- другими организациями,
- а так же со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы.
3. Правильность и обоснованность сумм:
- дебиторской,
- кредиторской,
- депонентской
Статьей 196 Гражданского кодекса общий срок исковой давности устанавливается в три года.
Течь он начинает с момента, когда организация узнала о нарушении своего права (например, со дня, когда должна была поступить и не поступила оплата от покупателя согласно условиям договора).
Согласно ст. 203 ГК РФ, течение срока исковой давности прерывается предъявлением судебного иска, а также совершением должником действий, свидетельствующих о признании долга (например, подписание акта сверки ).
При этом, после перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.
Таким образом, если организация и контрагент подписали акт сверки в текущем периоде, даже если с момента образования задолженности прошло 3 года, течение срока исковой давности начинается заново с текущего периода.
Дебиторская и кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности списывается на счета прибылей и убытков по приказу руководителя.
Обратите внимание: С истечением срока исковой давности по главному обязательству истекает срок и по дополнительным обязательствам (поручительство, залог и прочее). Перемена лиц в обязательстве не влечет за собой изменение срока исковой давности.
Так же необходимо определить суммы сомнительной дебиторской задолженности и вероятность ее погашения.
Эти данные необходимы для своевременного и корректного создания в бухгалтерском учете резерва по сомнительным долгам .
Создание резерва по сомнительным долгам по результатам инвентаризации дебиторской задолженности
Порядок создания резерва по сомнительным долгам регламентируется ПБУ «По ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (Приказ Министерства Финансов от 29.07.1998г. №34н).Новая редакция этого Положения, действующая с отчетности за 2011 год, сделала создание оценочного резерва по сомнительным долгам обязательным для всех организаций.
Соответственно, в учетной политике организации нет нужды указывать, будет создавать организация резерв или нет.
При этом необходимо раскрыть порядок создания данного резерва и критерии оценки вероятности и признания долгов сомнительными.
В соответствии с п. 70 ПБУ по ведению бухучета, организация создает резервы сомнительных долгов в случае признания дебиторской задолженности сомнительной с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации.
Сомнительной считается дебиторская задолженность организации, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.
Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.
Если до конца отчетного года , следующего за годом создания резерва сомнительных долгов, этот резерв в какой-либо части не будет использован, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам .
Резервы по сомнительным долгам учитываются на счете 63 «Резервы по сомнительным долгам» по каждому сомнительному долгу обособленно, что может быть весьма трудоемким в случае большого количества контрагентов у организации.
Начисление созданных резервов отражается по дебету счета 91 и кредиту счета 63.
Списание сумм сомнительных долгов по истечении сроков исковой давности или по другим основаниям за счет резерва, отражается по дебету счета 63 и кредиту счета учета расчетов (60, 62, 73, 76).
В соответствии с п. 77 ПБУ по ведению бухучета, дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации .
Суммы дебиторской задолженности в бухгалтерском балансе организации отражаются за вычетом сумм резерва по сомнительным долгам.
Утвердив в учетной политике организации для целей налогового учета порядок создания резерва по сомнительным долгам, организация может создавать резерв и в налоговом учете в соответствии с п. 3 ст. 266 Налогового кодекса.
В соответствии с п. 1 ст. 266 Налогового кодекса РФ, сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае, если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией .
При этом для резерва по сомнительным долгам в налоговом учете действуют некоторые ограничения. Так, например, в соответствии с п. 4 ст. 266 Налогового кодекса РФ, сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10 процентов от выручки отчетного (налогового) периода, определяемой в соответствии со статьей 249 Налогового кодекса.
Таким образом, в учете предприятия снова могут возникнуть временные, а в некоторых случаях и постоянные разницы в соответствии с ПБУ 18/02.
Порядок списания дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете
В результате проведения инвентаризации дебиторской задолженности перед составлением годовой отчетности, были выявлены долги, по которым в соответствии с договором (или по иным основаниям) истек срок исковой давности (получен акт государственного органа или произошла ликвидация юридического лица).Для подтверждения дебиторской задолженности и факта истечения исковой давности по ней организации необходимы следующие документы:
- Договор или счет, документы подтверждающие факт оплаты.
- Накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах.
- Акты сверок, подтверждающие задолженность (не обязательны, но желательны).
- Письменные требования о погашении задолженности.
- Акт (постановление) судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.
- Выписка из ЕГРЮЛ подтверждающая, что произошла ликвидация юридического лица - должника.
Вести учет задолженности и хранить документы по просроченной задолженности рекомендуется отдельно от остальных первичных документов.
При наличии пакета необходимых документов и после оформления «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» ИНВ-17, руководитель подписывает приказ о списании дебиторской задолженности, который направляется в бухгалтерию для исполнения.
На основании приказа руководителя бухгалтер составляет бухгалтерскую справку-расчет.
В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности отражается следующими проводками:
1. В случае списания задолженности за счет ранее созданного оценочного резерва по сомнительным долгам.
- Дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам»
- Кредит
- Дебет
Списанная дебиторская задолженность подлежит учету на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в связи с тем, что сам факт списания долга вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности.
Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу.
2. В случае, когда оценочный резерв не создавался или суммы резерва недостаточно для покрытия списываемой задолженности.
- Дебет счета 91.2 «Прочие расходы»
- Кредит счета учета расчетов (60, 62, 70, 71, 73, 76)
- Дебет счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»
При наличии:
- дебиторской и кредиторской задолженности по одному и тому же контрагенту,
В налоговом учете:
- В случае, если создавался резерв по сомнительным долгам в соответствии со ст.266 НК РФ, то именно он используется для покрытия убытков от безнадежных долгов. Если сумм резерва недостаточно, то сумма разницы (между суммой использованного резерва и суммой задолженности) включается в состав внереализационных расходов.
- В случае, если резерв по сомнительным долгам не создавался, задолженность списывается в состав внереализационных расходов.
Порядок списания кредиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете
Списание кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, увеличивает сумму доходов организации для целей бухгалтерского и налогового учета.Обратите внимание: Признание доходов для целей налогового учета происходит в том налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности и не привязывается к датам проведения инвентаризации и приказа руководителя о ее списании.
При этом, нарушение закона 129-ФЗ в части обязательности проведения инвентаризации и отсутствие приказа руководителя о списании кредиторской задолженности не является основанием для не включения кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в состав внереализационных расходов того налогового периода, в котором истек срок исковой давности.
Такую позицию изложил ВАС РФ в своем Постановлении от 08.06.2010г. №7462/09.
Для подтверждения кредиторской задолженность и истечения исковой давности по ней необходимы следующие документы:
- Договор или счет, документы подтверждающие факт полученной оплаты.
- Полученные накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах.
- Акты сверок, подтверждающие задолженность (очень важный документ, подтверждающий срок течения исковой давности).
- Письменные ответы на требования о погашения задолженности и сами такие требования.
- Прочие документы, подтверждающие факт задолженности и начала течения срока исковой давности.
В бухгалтерском учете списание кредиторской задолженности отражается следующим образом:
- Дебет счета учета расчетов (60, 62, 70, 71, 73, 76)
- Кредит счета 91.1 «Прочие доходы»
В налоговом учете:
- Кредиторская задолженность списывается в состав внереализационных доходов на дату истечения срока исковой давности .
Изменение оценочного резерва по сомнительным долгам
В соответствии с положениями ПБУ 21/2008, по результатам инвентаризации расчетов может быть получена дополнительная информация, позволяющая сделать уточнение величины оценочного значения.Соответственно, суммы резерва (оценочного значения) по сомнительным долгам могут:
а) Увеличиваться (дебет счета 91 кредит счета 63).
б) Уменьшаться (дебет счета 63 кредит счета 91)
в) Остаться без изменения.
г) Полностью списываться (дебет счета 63 кредит счета 91).
При инвентаризации кассы определяют фактическое наличие:
Наличных денежных средств (в национальной и иностранной валюте);
Денежных средств, находящихся в пути;
Денежных документов (оплаченных санаторно-туристических путевок, проездных билетов, почтовых марок и т. д.);
Ценных бумаг (векселей, акций, инвестиционных сертификатов и т. д.);
Бланков строгой отчетности.
Инвентаризацию наличности проводят в такой последовательности:
1. Перед началом инвентаризации кассир дает расписку о том, что все документы сданы в бухгалтерию, все поступившие денежные средства полностью оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Эта расписка приведена на титульной стороне Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств (подробнее об этом акте см. на с. 18).
2. Комиссия подсчитывает фактическое наличие в кассе денежных средств путем полного покупюрного пересчета всей наличности. И здесь учтите: никакие документы или расписки в остаток наличности не включают. Точно так же не принимают во внимание заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих предприятию. Ведь наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная кассовыми документами, считается излишком .
3. Комиссия проверяет правильность оприходования и списания наличных денежных средств, а также оформления кассовых документов, таких как:
Кассовой книги (типовая форма № КО-4);
Приходных кассовых ордеров (типовая форма № КО-1), расходных кассовых ордеров (типовая форма № КО-2) и ведомостей на выплату денег;
Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 или № КО-3а);
Реестров депонированной заработной платы;
Книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег (типовая форма № КО-5).
4. Фактическое наличие денежных средств сопоставляют с данными бухгалтерского учета. Если предприятие применяет РРО, фактическую сумму наличности сверяют с суммой, указанной в дневном Х-отчете РРО (в РК и КУРО).
В идеале фактическая сумма наличности должна совпадать с суммой, отраженной в бухгалтерском учете и подтвержденной кассовыми документами. Если же по факту наличных в кассе больше, чем числится в учете - налицо излишек наличных денежных средств . На сумму излишка выписывают приходный кассовый ордер, оприходуют в кассе и зачисляют в доход предприятия. А вот если фактическая сумма наличности меньше учетной - тогда у вас недостача , которую придется взыскать с материально ответственного лица (подробнее о матответственности см. на с. 24).
Кроме того, при выявлении в результате инвентаризации излишка или недостачи наличности выясняют обстоятельства их возникновения.
В ходе инвентаризации денежных средств в пути (т. е. денежных сумм, внесенных в кассы банков или почтовые отделения для последующего их зачисления на текущие или другие счета предприятия) суммы, числящиеся на субсчетах 333 «Денежные средства в пути в национальной валюте» и/или 334 «Денежные средства в пути в иностранной валюте», сверяют с данными квитанций учреждений банка, почтовых отделений, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка.
Денежные документы проверяют в том же порядке, что и наличность: их фактическое количество должно совпадать с данными учета.
Инвентаризацию ценных бумаг проводят по отдельным эмитентам . При этом в ходе инвентаризации ценных бумаг в документарной форме устанавливают:
Наличие ценных бумаг путем пересчета поштучно;
Правильность оформления и реальность их стоимости, отраженной в балансе предприятия;
Полноту и своевременность отражения в бухгалтерском учете доходов от финансовых инвестиций
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательна инвентаризация имущества и обязательств. Порядок ее проведения регламентируется такими нормативными актами, как:
- Закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ);
- Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации);
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.
Значение инвентаризации
Инвентаризация в хозяйственной деятельности фирмы имеет немаловажное значение. Эта процедура обеспечивает достоверность данных ее бухучета и бухгалтерской отчетности, так как в ходе данного мероприятия проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка:
- имущества - основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, производственных запасов, готовой продукции, товаров, прочих запасов, денежных средств и прочих финансовых активов;
- финансовых обязательств - кредиторской задолженности, кредитов банков, займов и резервов.
Основные цели инвентаризации - это выявление фактического наличия имущества; сопоставление его фактического наличия с данными бухучета; проверка полноты отражения в учете обязательств.
Внимание
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в отношении имущества, инвентаризация которого проводилась позже 1 октября отчетного года, инвентаризацию можно не проводить.
Общий порядок проведения
Инвентаризацию проводит постоянно действующая комиссия. Ее персональный состав утверждает руководитель фирмы. Членами инвентаризационной комиссии обычно являются:
- представители администрации организации;
- работники бухгалтерии;
- специалисты инженерных, финансовых, юридических и других служб.
В состав инвентаризационной комиссии могут входить работники службы внутреннего аудита организации, а также представители независимых аудиторских организаций.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Подготовка
Инвентаризационная комиссия до начала проверки фактического наличия имущества должна иметь:
- последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы;
- отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
При этом материально ответственные лица должны к началу инвентаризации дать расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Документальное оформление
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Эти документы составляются не менее чем в двух экземплярах. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией. Документы по инвентаризации представлены в таблице.
Таблица . ДОКУМЕНТЫ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
Наименование документа | Номер формы | Документ, которым утверждена форма |
Инвентаризационная опись основных средств | ||
Инвентаризационный ярлык | ||
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | ||
Акт инвентаризации товаров отгруженных | ||
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение | ||
Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути | ||
Акт инвентаризации незаконченных ремонтом основных средств | ||
Акт инвентаризации расходов будущих периодов | ||
Акт инвентаризации наличных денежных средств | ||
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности | ||
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | ||
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств | ||
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей | ||
Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией |
Отражение расхождений в бухучете
Расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухучета отражаются на бухгалтерских счетах в следующем порядке.
Излишки
Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, должны быть оприходованы и зачислены соответственно на финансовые результаты фирмы. При этом ей следует установить причины возникновения излишка и виновных лиц.
Излишки, выявленные при проведении инвентаризации, отражают по дебету счетов учета имущества 01 (10, 40, 43, 50 и т. д.) в корреспонденции с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы». При этом основные средства и материально-производственные запасы, выявленные в излишке, следует учитывать по рыночной цене. Основание - пункты 29, 36 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н, пункт 29 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
Внимание
При годовой инвентаризации излишки и недостачу на бухгалтерских счетах отражают на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (то есть не позднее 31 декабря отчетного года).
Недостача
В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации, отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов учета имущества 01 (10, 41, 43, 50 и т. д.). При этом недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) учитывают по фактической себестоимости. Основные средства - по остаточной стоимости.
В пределах норм
Недостача материально-производственных запасов или их порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения. Поэтому списание стоимости недостающих ценностей в рассматриваемом случае отражают по дебету счетов 20, 23, 44 и т. д. и кредиту счета 94.
Сверх норм
Недостача материально-производственных запасов или их порча сверх норм относятся на счет виновных лиц. Причем, согласно статье 243 Трудового кодекса, виновный работник должен возместить всю сумму причиненного ущерба, которая не может быть выше рыночной цены недостающего имущества и ниже его стоимости по данным бухучета (ст. 246 ТК РФ).
Отнесение на счет виновного работника недостачи имущества по балансовой стоимости оформляют проводкой по дебету счета 73 и кредиту счета 94. Разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 98.
По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности эту разницу списывают пропорционально доле погашенной задолженности по дебету счета 98 и кредиту счета 91-1.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации по дебету счета 91-2 и кредиту счета 94. Отметим, что в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.). Это указано в пункте 5.2 Методических указаний по инвентаризации.
Налоговый учет излишков
Излишки имущества, выявленные в ходе инвентаризации, при расчете налога на прибыль учитывают в составе внереализационных доходов по рыночной цене (п. 8 и 20 ст. 250, п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ). В случае годовой инвентаризации такой учет производят на дату составления бухгалтерской отчетности за год (то есть не позднее 31 декабря отчетного года) и независимо от того, как организация определяет налоговую базу по налогу на прибыль: методом начисления или кассовым методом (п. 1 ст. 271, п. 2 ст. 273 НК РФ).
Использование в производстве и реализация излишков
Основные средства, выявленные в виде излишков, для использования в производстве (выполнения работ, оказания услуг) признаются амортизируемым имуществом. Аналогичный вывод приведен в письмах Минфина России от 13 марта 2009 г. № 03-03-06/1/136 и от 2 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/657.
Для начисления амортизации первоначальная стоимость таких основных средств определяется как сумма, в которую они оценены при включении в состав внереализационных доходов в соответствии с пунктом 8 статьи 250 Налогового кодекса. Основание - абзац 2 пункта 1 статьи 257 кодекса.
При реализации основных средств, выявленных в виде излишков, в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, необходимо списывать их рыночную стоимость (п. 3 ст. 38, п. 1 ст. 268, п. 1 ст. 257 НК РФ).
Стоимость излишков материально-производственных запасов, которые были в дальнейшем использованы в производстве (при выполнении работ, оказании услуг) или реализованы, определяется как сумма, по которой эти излишки ранее были учтены в составе доходов. То есть ею признается их рыночная цена. Она включается в состав материальных расходов (абз. 2 п. 2 ст. 254 НК РФ). Отметим, что в бухгалтерском учете рассматриваемые материально-производственные запасы подлежат включению в расходы по учетной стоимости, которой также признается их рыночная цена (п. 73 и 91 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). В связи с этим расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.
Пример 1
ООО «Норд» 30 декабря 2011 года закончило инвентаризацию материально-производственных запасов, в результате которой были выявлены излишки материалов рыночной стоимостью 60 000 руб.
Для целей расчета налога на прибыль организация применяет метод начисления. При этом отчетным периодом для нее является месяц.
Бухгалтер ООО «Норд» сделал следующие бухгалтерские записи:
Дебет 10 Кредит 91-1
– 60 000 руб. – отражена стоимость излишков материалов, выявленных при инвентаризации.
Тогда же при расчете налога на прибыль эта сумма была включена в состав внереализационных доходов.
Дебет 20 Кредит 10
– 60 000 руб. – отражена стоимость сырья, переданного в производство.
При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер учел всю стоимость сырья, переданного в производство (60 000 руб.) в составе материальных расходов.
Налоговый учет недостач
При расчете налога на прибыль недостачу материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли учитывают в составе материальных расходов (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). В случае годовой инвентаризации так поступают на дату составления бухгалтерской отчетности за год (то есть не позднее 31 декабря отчетного года). Причем не имеет значения, как организация признает расходы: по методу начисления или кассовым методом (п. 2 ст. 272, подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Важный момент
При применении кассового метода сумма недостачи материально-производственных запасов может быть учтена в составе материальных расходов, если только это имущество оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Сверх норм естественной убыли недостача материально-производственных запасов учитывается в зависимости от наличия виновного лица. Так у организации возникает внереализационный доход, если стоимость недостающего имущества взыскивается с указанного лица (п. 3 ст. 250 НК РФ). При этом недостачу учитывают в момент:
- признания виновным своей вины или вступления в силу решения суда - при методе начисления (подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ);
- возмещения виновным ущерба - при кассовом методе (п. 2 ст. 273 НК РФ).
Пример 2
По итогам инвентаризации, проведенной перед составлением бухгалтерской отчетности за 2011 год и законченной 30 декабря указанного года, ООО «Ромашка» выявило недостачу сырья стоимостью по данным бухучета - 40 000 руб. и рыночной стоимостью - 50 000 руб.
Было установлено, что виновным в недостаче лицом является кладовщик З.П. Захарова, которая признала свою вину. По решению руководителя ООО «Ромашка» рыночная стоимость недостающего сырья взыскивается с указанной работницы. З.П. Захарова с целью погашения задолженности внесла в кассу организации по 25 000 руб. 16 и 31 января 2012 года.
Для расчета налога на прибыль названная организация применяет метод начисления. Отчетным периодом является месяц.
Бухгалтер ООО «Ромашка» сделал следующие бухгалтерские проводки:
Дебет 94 Кредит 10
– 40 000 руб. – отражена балансовая стоимость недостающего сырья;
Дебет 73 Кредит 94
– 40 000 руб. – отнесена на кладовщика балансовая стоимость недостачи;
Дебет 73 Кредит 98
– 10 000 руб. (50 000 – 40 000) – отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего сырья.
Дебет 50 Кредит 73
– 25 000 руб. – погашена задолженность по недостаче З.П. Захаровой;
Дебет 98 Кредит 91-1
– 5000 руб. (10 000 × (25 000: 50 000)) – включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостачи.
При расчете налога на прибыль за декабрь 2011 года бухгалтер учел:
– сумму, которую возместил сотрудник (50 000 руб.) в составе внереализационных доходов;
– сумму убытка от недостачи (40 000 руб.) в составе внереализационных расходов.
В случае отсутствия виновных лиц расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли, а также убытки от хищений при расчете налога на прибыль приравниваются к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (абз. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
У.П. Фролова, налоговый консультант